Guías de implementación

Conocé todas las características de Tango factura

Contabilidad

Creado por Axoft Argentina SA miércoles, 04 de abril de 2020

Diseñamos esta guía para que puedas administrar correctamente la contabilidad de tu empresa.

Te explicaremos como poner en marcha el circuito y los pasos que tenés que seguir para adaptarlo a tus necesidades.

Puesta en marcha

Para comenzar a llevar la contabilidad de tu empresa, ingresá al botón Contabilidad del proceso Parámetros Generales y respondé si ¿Querés generar asientos desde tus procesos de ventas y compras?

Esta opción te permite habilitar el módulo de Contabilidad para generar asientos desde los procesos de ventas y compras, que luego podrás exportar a Tango Contabilidad, o bien para enviarlos a tu contador.

Una vez habilitado el módulo de Contabilidad, tenés que configurar las cuentas contables, los tipos de asientos y parametrizar cuentas contables para la generación de asientos en tus operaciones de ventas y de compras.

Para finalizar, indicá que tipos de comprobantes van a generar asientos contables, y si deseás editar los asientos en el momento de la carga. Para más información consultá ¿Cómo parametrizar las cuentas contables necesarias para comenzar a generar asientos?

Para cargar inicialmente tus cuentas contables y los tipos de asientos, contás con las siguientes opciones:

  • Ingresá a Cuentas contables, utilizá el botón Nuevo para cargarlas una a una, o bien desde Más acciones podrás realizar un Alta masiva importándolas desde un archivo Excel.
  • Ingresá a Tipos de asientos, utilizá el botón Nuevo para cargarlos uno a uno, o bien desde Más acciones podrás realizar un Alta masiva importándolos desde un archivo Excel.

Si no realizaste la configuración del modo que te indicamos arriba, y utilizás un tipo de comprobante que genera asiento contable, los procesos te solicitarán completar la parametrización necesaria.

Ingresá al proceso Parametizar cuentas contables, y definí, para cada concepto contable (tanto de operaciones de ventas como de compras) en que cuenta imputarás el movimiento.

Si aún no diste de alta las cuentas contables que utilizarás en tu empresa, podés hacerlo desde el botón +, o bien podés ingresarlas masivamente utilizando una planilla Excel, desde el botón Alta masiva de cuentas contables.

Indicá también, que tipo de asiento vas a utilizar para cada operación a realizar.
Para ingresar tus tipos de asientos hacé clic en el botón +. Si contás con los datos en una planilla Excel, utilizá el botón Alta masiva de tipo de asientos.
Utilizá esta clasificación para obtener tu información contable organizada según tus necesidades.
Por ejemplo, para obtener una lista de asientos sólo de operaciones de ventas.

Las cuentas que asocies a los conceptos contables desde este proceso, serán utilizadas en forma genérica para crear los asientos en forma automática desde los procesos que emiten comprobantes.
Por ejemplo, al emitir facturas de ventas de contado, se imputará el total del comprobante a la cuenta asignada al concepto "Cobros contado mostrador".
Si, en cambio, necesitás utilizar cuentas particulares para contar con información detallada por cada medio de cobro, asigná una cuenta particular a cada uno.
Para más información consultá ¿Puedo asignar cuentas específicas a ciertos conceptos?

Para importar el plan de cuentas desde otro sistema, necesitás una planilla Excel con las cuentas a importar.

Para conocer el formato que debe tener la planilla, ingresá al proceso cuentas contables y desde el menú Mas Acciones, accedé a Alta masiva y ejecutá Descargar Excel.
Obtendrás una una planilla con el formato necesario para realizar la importación.
Completala (o exportala desde otro sistema, con el formato indicado) y seleccioná la carpeta donde la guardaste para importarla.

Detalle del circuito

Los comprobantes que generan asientos son:

Para que un comprobante genere asientos, su tipo de comprobante, debe indicar que genera asiento contable.
En el mismo proceso, podés definir si el tipo de comprobante permite editar asientos y que tipo de asiento generará.
Si edita asientos, podrás efectuar cambios en el momento del ingreso del comprobante (siempre que el asiento balancee), accediendo a la solapa Asiento contable.
Si definis que no edite asientos, podrás modificarlo luego desde el proceso Editar asientos.
Para más información consultá ¿Cómo modifico un asiento?

Para modificar un asiento, hacelo desde los siguientes procesos:

Podés cambiar importes, cuentas, leyendas, fechas, etc.
No es posible modificar la moneda ni la cotización del comprobante de origen.
Podés modificar el importe original calculado.
Para saber que asientos fueron modificados en su importe, y presentan un importe diferente al que se calculó originalmente, consultá el informe Asientos que difieren del total esperado.
Si las modificaciones realizadas provocan que el asiento no balancee no podrás grabar la modificación.
Para más información consultá ¿Cómo puedo corregir un asiento que no balancea?
Tené en cuenta que si realizás exportaciones de asientos a Tango Contabilidad y modificás un asiento ya exportado (o el comprobante que le dio origen), el asiento se marcará nuevamente como no exportado.
En la próxima exportación que vuelvas a enviar el periodo de fechas que comprende el asiento, será nuevamente enviado.
Es necesario eliminarlo en Tango para que pueda ser importado con su modificación realizada.

Utilizá el listado de Asientos registrados para ver los asientos generados desde tus procesos.
Indicá que período necesitás listar.
Opcionalmente, podrás obtener información filtrada por tipo de asiento y/o por tipo de comprobante.

Utilizá el listado de Movimiento por cuentas para obtener información agrupada por cuentas.
Indicá que período necesitás listar.
Opcionalmente, podrás obtener información filtrada por una o varias cuentas.
Antes de realizar la primer exportación, ingresá a Parametrizar pasaje a Tango contabilidad y definí cual es la moneda extranjera contable habitual y con que sucursal serás identificado en Tango.

Una vez parametrizados estos datos, estarás en condiciones de comenzar a exportar.
Ingresá a Pasaje a Tango contabilidad.
Definí el rango de fechas y los asientos de que módulos vas a exportar.
Adicionalmente podés indicar que asientos querés incluir (todos, pendientes de exportación, ya exportados).
Tené en cuenta que si exportás asientos que ya fueron exportados, y ya fueron importados en Tango, no se podrán volver a importar. Es necesario eliminarlos primero, antes de proceder a su nueva importación.

Antes de importar asientos desde Tango factura a Tango contabilidad, tené en cuenta las siguientes consideraciones:

  • Tango contabilidad debe contar con una moneda corriente y una moneda extranjera habitual creadas.
  • La sucursal definida en el proceso Parametrizar pasaje a Tango contabilidad debe existir en Tango y debe ser diferente al número de sucursal de la empresa de destino. Esto permite identificar en forma única los comprobantes según el origen de exportación de los asientos.
  • Las cuentas incluídas en los asientos, deben existir en el plan de cuentas de Tango.
  • Las fechas de los asientos exportados, deben coincidir con la de algún ejercicio creado en Tango.
  • Si las cuentas en Tango usan auxiliares contables y la relación cuenta y tipo de auxiliar, valida apropiación total (al 100%) debe definir una regla de apropiación que permita completar en forma automática esa apropiación o en su defecto, la configuración debe indicar que no valida apropiación total.

Al finalizar la exportación, ingresá a Ver asientos exportados (te aparecerá un link al lado del nombre de los archivos a exportar), para conocer el resultado del proceso.

Preguntas frecuentes

Sí, siempre que en la definicion del tipo de comprobante indiques que permite editar asientos.
Para más información consultá ¿Cómo modifico un asiento?.

Para resolver este error, realizá alguna de estas acciones:

  • Asigná el importe correcto a alguna de las cuentas incluidas en el asiento.
  • Agregá una nueva cuenta, utilizando el botón Agregar debajo de los renglones del asiento, e imputale el importe de la diferencia.
  • Utilizá el botón Asignar diferencia, para que el proceso calcule automáticamente cual es la diferencia existente, y luego hacé clic sobre el importe del renglón que querés modificar.

Podés asignar cuentas particulares para los siguientes conceptos:

Los asientos de comprobantes en moneda extranjera, se muestran expresados en la moneda origen del comprobante.
Si efectuás cambios en los importes, se consideran realizados en esa moneda.
La moneda y la cotización no se pueden modificar.

Para saber qué comprobantes debían generar asientos y no lo hicieron, contás con dos opciones:

  • Utilizá el proceso Regenerar asientos, para ver un listado de comprobantes sin asiento generado en un periodo determinado.
    Seleccioná el rango de fechas que querés procesar e indicá no incluir comprobantes con asientos ya generados.
    Podés generar asientos solo para algunos tipos de comprobantes.
    Al confirmar, como resultado de los filtros se muestran aquellos comprobantes con tipo de comprobante que generan asientos, que por algún motivo no los han generado (por ejemplo, porque no balancearon en el momento de la grabación).
  • Si querés saber si un comprobante en particular generó o no asiento, podrás verlo en su detalle, accediendo desde el listado de comprobantes.

Desde ambos procesos podrás generar el asiento correspondiente al comprobante.

Es posible que cuentes con comprobantes registrados, que no cuentan con su correspondiente asiento.
Esto puede suceder por varias situaciones:

  • Los comprobantes fueron generados previamente a la existencia del módulo contable de Tango factura.
  • Los comprobantes fueron generados con un tipo de comprobante que no generaba asientos, y luego se modificó el tipo de comprobante para que comience a generar.
  • El asiento asociado al comprobante presentó un error en el momento de su creación (por ejemplo, no balanceaba) y no se pudo grabar. No obstante, el comprobante se registró sin asiento relacionado (el comprobante siempre se graba, para no frenar tu operatoria habitual).

Para generar asientos a estos comprobantes, ingresá a Regenerar asientos, seleccioná el rango de fechas que querés procesar e indicá no incluir comprobantes con asientos ya generados.
Podés generar asientos solo para algunos tipos de comprobantes.

Para regenerar asientos de comprobantes registrados (por ejemplo, si hiciste algún cambio en la parametrización contable, y necesitás que este cambio se refleje en asientos ya existentes) ingresá a Regenerar asientos, seleccioná el rango de fechas que querés procesar e indicá que querés incluir comprobantes con asientos ya generados.
Podés regenerar asientos solo para algunos tipos de comprobantes o de asientos.
Tené en cuenta que si indicás regenerar asientos ya exportados, y son diferentes a los que se importaron en Tango contabilidad, existirán diferencias en la información entre ambos sistemas.
Para poder exportarlos nuevamente y volver a importarlos, es necesario que primero los elimines en Tango contabilidad.

Para gestionar correctamente tu contabilidad, contás con los siguientes informes:

Ahora que ya conocés como administrar tu contabilidad con Tango factura, habilitá el módulo accediendo desde Parámetros generales.